A partir de agora é preciso o correto entendimento da Lei Geral de Proteção de Dados. Muitas empresas ainda possuem dúvidas em relação ao armazenamento de documentos, sejam eles necessários para sua atividade operacional cotidiana, sejam para assegurar garantias em eventuais demandas trabalhistas.

Logo de início, é preciso entender que a LGPD não pede às empresas que apaguem todo e qualquer documento que contenha dados pessoais. No entanto, a LGPD exige que as empresas possuam uma Política de Eliminação de Dados Pessoais. Mas por que?

Primeiro: assim como trazido na última matéria, implementar a LGPD requer uma análise de riscos do seu negócio, de forma que quanto mais dados desnecessários sua empresa coletar, maior o risco que ela estará sujeita frente a incidentes de segurança da informação.

Segundo: este instrumento garante maior segurança para os titulares dos dados e para a própria organização. Para os titulares, será de seu conhecimento que aquela empresa já não terá mais informações ao seu respeito, portanto, concede a ele um controle maior. Para a organização, em casos de vazamento, por exemplo, poderá provar que aquelas informações não saíram de seu negócio, pois foram apagados em uma determina data.

Mas isso não quer dizer que o apagamento se dá de forma obrigatória. A LGPD determina que o tratamento de dados pessoais respeite a necessidade e finalidade do tratamento pela empresa, no intuito de que os dados apenas sejam tratados para propósitos legítimos e, sanado a necessidade e finalidade do negócio, os dados não sejam guardados de forma excessiva.

Para demandas trabalhistas, tributárias e previdenciárias, as empresas estão acostumadas com a tabela de temporalidade. Este documento prevê um lapso temporal de guarda de certas informações pessoais, como forma de preservar os direitos e deveres das empresas. Em nada muda. A LGPD não veio para alterá-las, podendo ser seguidas pelos Controladores e Operadores normalmente.

Decorrido estes prazos, a recomendação é que esses documentos sejam descartáveis de forma segura e que os seus titulares sejam informados de tal exclusão. Assim, os riscos ao seu negócio poderão ser mitigados e, nos casos de fiscalização, poderão evitar futuras responsabilizações.