Quais são os impactos que a LGPD traz para a folha de pagamento?

Com o objetivo de tutelar todas as operações que envolvem dados pessoais, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) promete impactar de forma intensa aqueles que elaboram folha de pagamento. Tal fato se dá pela quantidade de dados pessoais que são necessários para que o colaborador tenha todos os seus vencimentos e descontos conforme as diretrizes da CLT.

Mas a LGPD não vem para alterar as disposições da legislação trabalhista. Na verdade, ela aparece para caminhar junto, em que todos os procedimentos que envolvem dados pessoais deverão ser revistos e mudados. Devido aos riscos que podem derivar de um mal gerenciamento dos dados, a LGPD prevê sanções altíssimas para aqueles que não estão em conformidade.

Os impactos são dos mais variados, mas podemos elencar aqui os principais, aqueles considerados de observância obrigatória para quem atua dentro da folha de pagamento.

Assim como informado, a LGPD não vem para alterar as disposições da CLT. No entanto, a elaboração da folha é uma obrigação legal, sendo a coleta de dados fundamental para a atividade. Logo, não há qualquer empecilho para que a folha de pagamento seja realizada de forma íntegra.

Outro ponto se refere aos dados que são desnecessários. LGPD envolve riscos, e na medida que a empresa está coletando dados desnecessários à sua atividade, maiores serão os riscos que passa a correr. Assim, é importante que a empresa faça o levantamento de todos os dados pessoais no ambiente, de forma a avalia-los e, posteriormente, excluir aqueles que não são utilizados ou que não são necessários para o processamento da folha de pagamento.

Igual pensamento se aplica aos dados pessoais sensíveis, que deverão ser evitados. Devido a sua natureza e a possibilidade de causar discriminações ao titular, somente deverão ser utilizados para fins específicos. São dados referente à saúde, orientação sexual, religião, filiação à sindicato, raça, cor, gênero, entre outros. Ou seja, trata-los somente quando importante para lançamento na folha.

Por fim, as empresas também deverão se atentar quanto ao armazenamento. Existem prazos previstos em lei que garantem às empresas armazenarem por tempo específico os dados pessoais dos colaboradores, em que tal armazenamento servirá para fins trabalhistas, previdenciários e fiscais. Desta forma, a LGPD não os alteram, mas após decorrido estes prazos, e se houver solicitação do titular, deverão ser excluídos e informados.

Estes são alguns dos impactos que a realidade da folha de pagamento já vem presenciando. O que é preciso deixar claro é o caráter complementar da LGPD, que não possui o objetivo de alterar a CLT, mas que o processo de elaboração da folha de pagamento observe a LGPD e queas operações sobre os dados pessoais sejam feitas de formasegura e preventiva.

Trata-se de uma nova cultura e um novo cenário para as empresas.