Seja para a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ou para as demais legislações, estar em conformidade legal é um grande desafio para as empresas. Não só pela dificuldade em entender o que a Lei realmente dispõe, mas garantir esta conformidade é uma tarefa que vai ser prolongar ao longo da vida da organização.
E dentro deste contexto, todas as organizações estão sujeitas às fiscalizações. Perante uma auditoria, é preciso que todas as documentações estejam disponíveis para a autoridade, sob pena de eventuais responsabilizações. E além de disponíveis, precisam estar, acima de tudo, atualizadas!
Mas antes mesmo de sair elaborando diversos documentos, é preciso entender a sua necessidade e a importância no contexto da organização.
A importância da documentação
Existem diversas vantagens para uma organização que apresenta documentos bem estruturados e atualizados. E para conseguir alcançar esse patamar, a visão da organização e de seus departamentos precisam estar bem mapeadas e evidentes.
A primeira ideia é saber que não existe um rol taxativo de documentos que as empresas precisam elaborar, pois cada documento vai depender do contexto da organização.
Por exemplo, vão existir empresas que apresentam uma vulnerabilidade no controle de acesso aos sistemas. Nestes casos, serão necessárias medidas para mitigar os riscos, além de uma política de controle de acesso.
Caminho até a conformidade: A documentação também demonstra os caminhos que a empresa seguiu para garantir a sua conformidade. Para cada documento elaborado, uma forma de que a empresa tem de demonstrar as medidas que foram tomadas para uma determinada situação.
Prova pré-constituída: Além destas, um conjunto de documentos são também provas pré-constituídas, de forma que a empresa diminui as chances de eventuais responsabilizações ou penalizações.
Valores e cultura: Por fim, através dos documentos, é possível que a empresa indique a sua cultura organizacional e os valores que são carregados no exercício de suas atividades operacionais.
É necessário enfatizar, mais uma vez, que para cada contexto organizacional vai existir um documento necessário, não sendo possível afirmar que todas as empresas precisam dos mesmos documentos. Para cada necessidade, vulnerabilidade e riscos assumidos serão necessários documentos para garantir que estejam em conformidade à legislação.